La orgnización comercial es, sin duda, uno de los aspectos más importantes y determinantes en el área de ventas de una empresa. Por ello, contar con una herramienta comercial que permita gestionar y centralizar todas las tareas del departamento y que, a su vez, monitorice su actividad y la consecución de sus objetivos, resultará toda una ventaja competitiva para tus agentes, el director comercial y, en general, para tu empresa.
Organización comercial: qué es
La organización comercial hace referencia a la estructura que posee un departamento de ventas y cómo este se incluye dentro de la empresa. Su principal fin es ordenar todos los elementos (personal, actividad, herramientas, datos…) que la conforman, para así hacer más sencillo:
- El establecimiento de objetivos.
- La actividad comercial a nivel global: estrategias de actuación, distribución de los agentes…
- La propia planificación del día a día de la fuerza de ventas: modos de proceder en cuanto a visitas, creación de informes, gestión del tiempo, etc.
La estructuración del departamento de ventas y la organización de cada uno de los aspectos le permite al director comercial tener un mayor control de las ventas. Además, al evitar preocuparse por tareas o aspectos secundarios, permite a los agentes centrar su atención en los objetivos que deben cumplir, haciendo más sencilla su actividad dentro de la empresa.
Organización comercial eficiente: qué estructura es mejor
Cuando se habla de organización y gestión comercial, se debe tener en cuenta que para cada empresa existe un tipo o una estructura ideal que se adapta a sus necesidades, objetivos, su misión y su visión. De esta manera, se puede hablar de 6 clasificaciones principales:
- Estructura Comercial por Mercado: la división de equipos se hace por sectores del mercados.
- Estructura Comercial por Zonas Geográficas: tiende a ser la elegida cuando el mercado es extenso, de esa manera el equipo comercial se centrará en determinadas zonas o limitaciones geográficas.
- Estructura Comercial por Productos: esta organización de ventas se centra en los vendedores, ofreciéndoles herramientas mientras se exige una especialización. Es recomendada para empresas grandes que poseen una gran diversidad de productos en sus líneas, a las que se desea dar un trato especial y completo.
- Estructura Comercial por Clientes: utilizada cuando existen grandes brechas diferenciales entre los clientes, esto obliga a que cada unidad comercial se centre en estudiar las exigencias y las estrategias de cada clasificación de usuarios.
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- Estructura Comercial por Funciones: esta tiende a ser la organización más común, ya que permite a cada área del departamento centrar sus esfuerzos en determinadas actividades. Por ejemplo, se pueden dividir en ventas y compras. Otra representación común de este tipo de estructura es la división entre áreas de asesoramiento, tele-marketing, eCommerce, atención post-venta, entre otros.
- Estructuras Comerciales Mixtas: la combinación de varias estructuras puede ser también bastante útil para la organización de ventas, sin embargo, se debe tener cuidado para mantener la diferenciación entre los departamentos y no sobrecargar con tareas complementarias.
Problemas de organización y gestión comercial
Cuando se decide la estructuración de un equipo comercial, es bastante común que surjan dificultades que entorpecen el cumplimiento de los objetivos de la empresa y de los comerciales. Esto se debe a que son muchos los factores que influyen en la correcta organización y gestión comercial de una empresa, y no únicamente la estructuración del personal. Por ejemplo, el acceso a los datos de stock o a los indicadores KPI, la comunicación entre los propios miembros del equipo y de estos con todos los departamentos, la organización de la documentación comercial, etc.
- Organización del equipo comercial y su actividad
- Asignación de clientes y sus cambios
- Acceso centralizado a la información para todos los agentes y departamentos implicados, tanto de clientes, como inventario…
- Segmentación de catálogos
- Diferenciación de tarifas
- Personalización de los reportes
- Focalización del trabajo comercial e independencia para la fuerza de ventas
Todas estas dificultades que normalmente concurren en la organización de las ventas, quedan en manos del director comercial, quien tiene la responsabilidad no solamente evitar que estos se generen, sino también de arreglarlos de la manera más apropiada (y rápida, a ser posible).
Soluciones para la organización de ventas
Debido a las dificultades que se pueden presentar hoy en día en la organización y gestión comercial, muchas empresas ya han tomado la decisión de emplear herramientas tecnológicas para vendedores, que vayan más allá del CRM y ayuden a gestionar la actividad comercial con un completo cuadro de mandos.
Gestiona tu departamento de ventas con inaCátalog
En la actualidad, inaCátalog se presenta como una de las herramientas más útiles para cualquier departamento de ventas, ya que su software está pensado para solucionar todos los problemas que pueden ocurrir en la organización y gestión comercial, y dotando a quienes lo poseen una serie de beneficios:
- La capacidad de trabajar de una manera más rápida debido a la automatización de la información y de los procesos
- Facilita el acceso a la información general y específica del departamento
- Hace más sencilla la gestión y análisis de clientes
- Facilita el proceso de toma de decisiones
- Ofrece una visión más clara de las áreas que deben ser mejoradas
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Esta herramienta de organización de ventas se convierte en el principal aliado de cualquier empresa, al facilitar todos los procesos mientras se ahorra dinero y tiempo, además de que permite vender más y mejor gracias a sus técnicas de venta cruzada y relacionada.
Profundizando un poco más en cómo inaCátalog facilita la gestión del departamento de ventas, estas son algunas de las funcionalidades y características que se ven mejoradas con el software:
- Gestión de la Agenda Comercial
Con inaCátalog gestionar la agenda comercial es mucho más fácil y cómodo, ya que se configura y completa de manera rápida y sencilla. Permite mantener un control de las visitas comerciales y, además, un control de las rutas comerciales. Esta función es perfecta para la organización comercial.
- Acceso a los Indicadores Comerciales
Concede la posibilidad de consultar con solo un clic todos los indicadores comerciales, pudiendo controlar y examinar los KPI de ventas de una manera organizada, ya sea por agente, por empresa, por cliente o incluso por periodo.
- Posee un Sistema de Reporting in Situ
Gracias a esta funcionalidad es más sencillo realizar, analizar y estudiar los reportes. También concede la posibilidad de mantener un control geográfico para los vendedores y se puede hacer un seguimiento de las visitas comerciales. En otras palabras, ofrece la posibilidad de ahorrar tiempo y dinero.
- Ofrece un Cuadro de Mando Comercial
La capacidad de poseer toda la información necesaria al alcance de la mano es una de las principales características de inaCátalog. Con este software el director comercial, el CEO y cualquier órgano de gobierno de la empresa poseerá los indicadores de ventas, los gráficos y la evolución de los mismos, presentados de una forma sencilla e intuitiva para que puedan ser estudiados con la mayor libertad.
- Permite la libre comunicación con el equipo
La comunicación es la clave del éxito- Es por ello que esta herramienta ofrece a los directores comerciales la posibilidad de configurar la plataforma para que genere avisos sobre cualquier movimiento que se deba tener en cuenta. Además, se sincroniza automáticamente toda la información ofrecida por el equipo.
- Facilita la libertad de los agentes comerciales
Los agentes y representantes de ventas también disponen de toda la información necesaria en su Tablet, por lo que pueden tomar pedidos in situ, conocer el stock disponible e incluso la gestión de impagados. Gracias a ello no dependen de llamadas a central y no deben esperar a llegar a la oficina para conocer determinada información clave sobre los clientes o para cerrar las ventas.
