RGPD y los datos recogidos en una App móvil
GESTIÓN EMPRESARIAL

RGPD y los datos recogidos en una App móvil

Las empresas sobre todo, están preocupada por el impacto que va a tener la nueva normativa europea referida al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) sobre sus sistemas de trabajo. Algunas de ellos tienen Apps móviles que recogen información personal de clientes contactados. ¿Cómo afecta esta nueva situación a sus Apps?

Desde hace unas semanas casi todos estamos siendo bombardeados con información, noticias, correos con solicitud de consentimiento, cambios en la política de privacidad etc. Aparece en las noticias el caso de robo o fuga de información personal desde Facebook y, en general, todo el mundo está sensibilizado con la protección de sus datos.

El RGPD llega para protegernos a todos mejor e intentar calmar las preocupaciones que tenemos como usuarios, a cambio de añadir alguna preocupación más a las empresas y, con la motivación añadida de que, si no se cumplen estas normas, las multas pueden llegar a ser muy onerosas.

Conviene hacer caso e ir adaptándose a este nuevo escenario. Fieles a cierta tradición, lo hacemos cuando el plazo está a punto de terminar, y de ahí esta efervescencia sobre la cuestión.

Como todo, la nueva norma, o mejor dicho la adaptación a este nuevo reglamento, tiene sus inconvenientes, pero también sus ventajas; vamos a comentar algunas de ellas.

Inconvenientes del RGPD

Sí, actualmente ya se está pidiendo permiso y nos obligan a aceptar las políticas de privacidad cuando rellenamos formularios con nuestros datos, con la nueva normativa, al requerir un consentimiento explícito, será todavía más necesario. Un paso más para poder acceder a cualquier sitio web.

Durante la campaña de renovación recibiremos muchos correos y tendremos que acceder a sitios para renovar la autorización o darnos de baja de las listas, con la consiguiente pérdida de tiempo que esto supondrá.

Las empresas tendrán que invertir tiempo y dinero para adaptarse: consultorías, modificaciones en los protocolos y los sistemas, campañas de comunicación, cambios en los formularios web y en las aplicaciones, etc.

Ventajas del  RGPD

Tras el esfuerzo vamos a tener todo más claro: sabremos quién tenía datos nuestros y, como no nos enviarán más comunicaciones si no hay una aceptación explícita,  podremos evitar gran parte del spam que recibíamos.

Verdaderamente nuestros datos van a estar más protegidos. De ahora en adelante, las compañías se van a preocupar de mantener la información protegida y no enviar campañas publicitarias a quien no haya dado su permiso.

Todas las partes involucradas, tanto las empresas que envían campañas como las personas que los reciban aprovecharán para hacer una limpieza general de correos y se comunicarán con usuarios realmente interesados. Este tipo de actuaciones ‘higiénicas’ siempre vienen bien y permitirán a las empresas reposicionarse mejor en algunos aspectos

RGPD interpretaciones diversas de las empresas

¿Y tras esta campaña de la RGPD qué pasará?

Antes de ver la repercusión real tendrá que estabilizarse el sistema. Podemos ver interpretaciones diversas y las empresas han pedido una confirmación o solo han avisado de cambios en la política de privacidad. Se revisarán estas cuestiones y se irán ajustando hasta que todo vuelva a una normalidad y a una rutina aceptada. No se espera que haya denuncias a las empresas que lo infrinjan en un primer momento, así que habrá un periodo de adaptación.

Las aplicaciones web o en la nube para lanzamientos de campañas como mail-chimp, Markitude o Hubspot o algún CRM como Salesforce están ya adaptadas. Nuestros datos los recogen las apps, no las personas. Pero en las App móviles, cuando hay una interacción física con los clientes ¿cómo se soluciona esta cuestión?

En una App móvil de uso comercial los agentes también recogen información directamente de los clientes, por ejemplo cuando se trata de abrir mercado, venta de tipo ‘puerta fría’, etc. En este momento, y como se trata de una visita presencial, el cliente también debe de conocer la información y dar su consentimiento de forma explícita y personal.

¿Qué opciones tenemos?

inaCátalog es una App móvil con características que le permiten solucionar estas necesidades sin adaptaciones adicionales. Su faceta de CRM hace que los agentes comerciales, en sus visitas, pueden recoger la información de sus clientes. Gracias a las funcionalidades de esta App es fácil adaptarse a estas nuevas normas con estos sistemas:

1-Formularios de consentimiento

La funcionalidad de reporting permite definir formularios personalizados con los que pedir los datos de consentimiento al terminar de rellenar los datos del cliente. Estos formularios los puede configurar el administrador del sistema y hacer que, al completar la ficha de un cliente, la aplicación muestre este formulario, dando la posibilidad incluso de que el cliente lo firme sobre la pantalla del dispositivo. Esta aceptación será enviada al servidor central donde quedará guardada.

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2-Contratos de consentimiento

Por otro lado existen los contratos que han de firmar las empresas-clientes y proveedores de las propias Apps. En este sentido, el proveedor de la aplicación y el servicio podrá tener acceso a las bases de datos de sus clientes y ahí ya estamos entrando en el terreno de la protección del acceso a datos por parte de terceros. Esta cuestión debe estar más protegida y exige un contrato por escrito, con información más detallada de los sistemas de seguridad previstos por el proveedor, para proteger el acceso indebido a esos datos y el uso que se va a hacer de ellos por las propias labores de mantenimiento y servicio previstas.

Para facilitar esta labor inaCátalog aprovecha dos funcionalidades muy interesantes: por un lado ofrece la posibilidad de añadir al impreso de los pedidos aceptados por el cliente un documento anexo con las características del ‘Contrato de protección de datos personales para el encargado del tratamiento’. Este documento se añadirá al impreso del documento de compra y el agente podrá formalizarlo en ese instante. Esta sencilla acción hace más transparente, segura y fiable la operación.

Por otro lado y de manera similar, cuando la relación ya existía antes de la nueva norma, hay que recoger la firma de estos modelos de contrato para informar y garantizar la seguridad de los datos de los clientes. Para ello, la funcionalidad de ‘Multimedia adjuntos a la ficha de cliente’ permite poder obtener este modelo de contrato y cumplimentarlo en el momento en que se hace una visita, aprovechando mejor esta ocasión.

3-Seguridad

La seguridad es uno de los principales objetivos de la normativa. Puede ser arriesgado que los usuarios de la App tengan acceso a la información contenida en las bases de datos de la aplicación y puedan hacer un uso indebido de ella.

Previsiblemente, las empresas tendrán firmados acuerdos de confidencialidad con sus empleados y colaboradores, pero si a esto unimos la propia seguridad de la App, como es el caso de inaCátalog, el riesgo se minimiza.

En este sentido, las bases de datos de inaCátalog están encriptadas con un algoritmo AES de 256 bits, lo que ofrece un alto nivel de seguridad. Además todas las comunicaciones entre el servidor y al App están encriptadas también y usan protocolos seguros https.

Conviene aprovechar la oportunidad que nos brinda esta nueva norma ya que gracias a ella podremos estar más protegidos y nos servirá para mejorar nuestras relaciones con nuestros clientes.

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