Cómo centralizar el manejo de tus documentos comerciales
GESTIÓN COMERCIAL

Cómo centralizar el manejo de tus documentos comerciales

Cuando se busca alcanzar el éxito se deben tener en cuenta todos los factores: las personas, los departamentos y los documentos (facturas, documentos comerciales, albaranes…) que intervienen para lograr el buen funcionamiento de la empresa. Entre estos elementos, el director comercial, quien se encarga de velar por el progreso y la evolución de los departamentos de ventas y su alineación con la estrategia de marketing.

El director de ventas es una pieza fundamental en cualquier empresa y por ello necesita armarse con todas las herramientas e instrumentos que le permitan organizar, planificar y acceder a todos los documentos comerciales con facilidad y rapidez, para lograr los objetivos y las metas de ventas establecidas.

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La documentación comercial: qué es y para qué sirve

Los documentos comerciales hacen referencia a toda la información y documentación que está relacionada con el mercado y el comercio de una compañía, desde las operaciones realizadas hasta los socios con quienes se concretan dichas operaciones. Estos conceden la posibilidad de tener un pleno control operacional, gracias a que permiten el seguimiento de los resultados y el análisis de los mismos.

Esta documentación comercial ofrece una clara y rápida visión de todas las operaciones realizadas, los movimientos, la información y las partes involucradas, con el fin de facilitar el propio rendimiento de la fuerza de ventas, además de servir de gran ayuda a las áreas de la contabilidad, finanzas y marketing, facilitandoles a todos estos departamentos el proceso de toma de decisiones.

¿Cuáles son los documentos comerciales?

Son muchos los documentos comerciales que mensualmente utiliza una empresa, por lo que se pueden dividir en dos grandes grupos: quienes emiten la documentación y quienes la registran. Entre la gran variedad existente, se puede considerar que los principales documentos comerciales son:

  • Documentación comercial de marketing: información de las campañas, de promociones y del producto, material formativo multimedia.
  • Documentación comercial de ventas: engloba toda la información relativa a presupuestos, pedidos en sus diferentes variantes (pedidos de introducción para abrir mercado con condiciones especiales, pedidos de campaña, pedidos de reposición, pedidos en ferias, pedidos de liquidación, de ofertas y rebajas, etc.)
  • Documentación útil para finanzas: si el departamento financiero puede conocer la estimación de ventas en base a los presupuestos pendientes de aceptar, podrán tomar decisiones estratégicas o de inversión.

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Además de estos documentos, también se debe hacer mención a las notas de débito, las notas de venta, los tickets, los recibos y los resúmenes de cuenta, por nombrar solo algunos.

Existen muchos tipos de documentación comercial

Por qué debería organizar los documentos comerciales

Tener en correcto orden y actualizados todos los documentos comerciales permite que el trabajo de un comercial pueda verlo el resto del equipo implicado, sobre todo los jefes de zona y el director comercial. Esto supone un ahorro del tiempo, agilización de los procedimientos y, por supuesto el cumplimiento de los objetivos comerciales establecidos.

Motivos por los cuales debes organizar tu documentación de ventas:

  • Por un lado, mantener los principales documentos comerciales organizados agiliza el trabajo de encontrar, acceder y compartir la información necesaria, no solamente con el director comercial, sino también con los miembros de otros departamentos que necesiten de ella. Esto significa, un ahorro de tiempo en cuanto al proceso de búsqueda y a la toma de decisiones, dando como resultado, por ende, en un ahorro de dinero, ya que tomar las decisiones con la rapidez necesaria puede facilitar cambios de dirección precisos, ya sea en el departamento de marketing o de ventas.
  • Por otro lado, la correcta organización de los documentos comerciales, desde las facturas y recibos emitidos hasta los contratos firmados, hace que estos sean mucho más accesibles y estén siempre disponibles para quienes los necesiten (agentes de ventas, contabilidad…), previniendo situaciones de riesgo, como la pérdida de documentos clave.
  • La posibilidad de implantar un sistema de revisión y aprobación de pedidos: un pedido con características especiales no se tramita si un responsable superior no lo aprueba previamente. Tener la información centralizada permite hacer llegar estos pedidos del vendedor al supervisor, y viceversa.

El hecho de mantener centrada, controlada y organizada toda la información le permite a los departamentos de marketing y de ventas una comunicación mucho más fluida y tranquila. Una ventaja de la centralización es la posibilidad establecer sinergias entre ambos equipos y trabajar en conjunto a favor del objetivo final: el aumento de las ventas y el ascenso de la empresa.

Dada la importancia de saber cuáles son los documentos comerciales y los beneficios de su organización, actualmente han surgido en el mercado varias herramientas cuyo fin es ayudar en este proceso, facilitándole el trabajo al director comercial y a los departamentos a su cargo.

¿Cómo organizar la documentación comercial y de marketing?

En la actualidad existen una diversidad de herramientas que incorporan algunas características clave para el correcto manejo y orden de la información comercial, como la capacidad de almacenar inmensas cantidades de contenido y acelerar los procesos de búsqueda. Su objetivo es lograr organizar la documentación comercial y de marketing de la manera más apropiada. Entre ellas, una de las más útiles tanto para este fin como para mejorar la propia actividad comercial es inaCátalog.

La documentación comercial sirve para alinear con los equipos de marketing

inaCátalog es una herramienta comercial que permite organizar toda la información de mayor relevancia para ventas en particular y el negocio en general:  desde un completo catálogo de productos con fichas detalladas y adjuntos multimedia, hasta la gestión y administración de las ventas y clientes. Todo ello desde la comodidad que brinda trabajar desde distintas plataformas, de forma on y offline.

Para saber más: Qué indicadores debe contener un cuadro de mando integral

Este software ofrece beneficios a todos los departamentos de la empresa, ya que concentra toda la información relevante, siendo los departamentos de ventas, marketing y dirección los más favorecidos. Además, su Servidor central, permite intercambiar internamente la información de mayor relevancia y, de esa manera, facilitar la comunicación entre todos los equipos:

  • Para la fuerza de ventas, el correcto uso de este software significa la posibilidad de controlar, planificar y analizar su progreso. Además, tiene un relevante papel en otros aspectos, como en el establecimiento de los objetivos y el análisis de la fuerza de ventas, la cartera y gestión de clientes y la monitorización de cobros e impagados..., ¡y también permite planificar visitas y ofertas!

Esta organización de los todos los documentos comerciales, fortalece y aumenta la eficacia de los vendedores, ayudándoles a mantener seguimientos continuos sobre su trabajo y vender más y mejor. ¡Y eso no es todo! Con inaCátalog se puede estandarizar el sistema de control, con el fin de aumentar la productividad de los comerciales y generar reportes en tiempo real, más completos y útiles.

  • Para el área del marketing también supone una gran ventaja, posibilitándoles el estudio de aspectos como el tiempo de duración de las visitas, la relación entre productos enseñados y vendidos, los lugares desde donde se toman los pedidos y las secciones donde se concentra el mayor interés, entre otros datos. De esta manera, se facilita la medición del marketing ROI y del impacto de las estrategias, el establecimiento de los parámetros y la configuración de las mismas.

Ahora que ya sabes cómo centralizar el manejo de tus documentos comerciales, sigue aprendiendo otras facilidades para vender más con nuestros Recursos para mejorar tu proceso de ventas. ¡Descarga el ebook de forma gratuita y dispara tus ventas!

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