Claves para llevar un control de ventas y mejorar tus reportes
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Claves para llevar un control de ventas y mejorar tus reportes

Las ventas son el pilar de cualquier empresa, sin ellas es imposible que un negocio funcione. Por ello, un aspecto esencial en el trabajo de cualquier director comercial es llevar un buen control de ventas. Existen diferentes métodos que sirven para tener un seguimiento de las ventas, algunos de ellos los analizamos a continuación.

 

Medidas para mejorar el control de ventas

Toda empresa tiene a su disposición diferentes métodos y herramientas que les ayudan a llevar un seguimiento de los procesos de venta. Estas son algunas de las principales:

  • Plan de ventas: se trata de un documento en el que se establece la planificación de ventas anuales y se fijan los procedimientos para obtener estas ventas. El plan de ventas se suele realizar conjuntamente con el área de marketing y en él se implantan las pautas que se seguirán para cumplir con él. Por ejemplo, las promociones que se van a realizar y los periodos de vigencia, los descuentos que se pueden hacer sobre determinados productos para incentivar las ventas, etc.
  • Objetivos y cuota de ventas: los objetivos de venta que tiene la empresa deben quedar reflejados por escrito en un documento, así como las cuotas de venta de cada agente. Con ello lo que se consigue es que los vendedores focalicen sus esfuerzos en cumplir con los objetivos y así es más sencillo obtener las ventas deseadas.
  • Estructura de la fuerza de ventas: otra de las medidas que ayuda a llevar un mejor control de ventas es contar con una estructura definida en cuanto a la fuerza de ventas (nº de vendedores, áreas de venta, jerarquía, incentivos, etc).

 

control de ventas

  • Cartera de clientes: se trata tanto de los clientes actuales de la empresa como de los posibles clientes. En ella deben figurar datos como la razón social, el número de teléfono, el correo electrónico, el cargo, los productos que compra, etc.
  • Control de pedidos: la empresa necesita llevar un control exhaustivo sobre los pedidos que se realizan para poder garantizar el stock y evitar interferencias que puedan perjudicar tanto a la efectividad del proceso de venta como al cliente.
  • Listado de pagos e impagos: esta información es especialmente importante, ya que indica qué pedidos han sido cobrados y cuáles están pendientes. La gestión de pagos e impagos es, por tanto, un aspecto esencial en el control de ventas. 

 

“Una de las medidas que ayuda a llevar un mejor control de ventas es contar con una estructura definida en cuanto a la fuerza de ventas”

 

Tradicionalmente todas estas medidas se han gestionado por separado a través de diferentes documentos. Sin embargo, en la actualidad existen sistemas de control de ventas que permiten tener en un mismo lugar toda la información mencionada anteriormente, además de otra como por ejemplo:

  • Nº de ventas por periodos: seguimiento de las transacciones que se han realizado en diferentes periodos (meses, trimestres, semestres...).
  • Efectividad de cada vendedor: control sobre la cantidad de ventas que ha realizado cada agente, así como el número de clientes o potenciales clientes que ha conseguido.
  • Previsiones de venta: estadísticas o datos sobre el número de transacciones que tiene previsto cerrar cada comercial.
  • Visitas planificadas por los vendedores: calendario con las visitas que tiene que realizar cada uno de los agentes comerciales.



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Ventajas de contar con un sistema de control de ventas

Disponer de una herramienta que permita llevar una gestión integrada de todos los elementos que influyen en el proceso de venta es fundamental para mejorar las ventas de la empresa. Algunos de los beneficios que reporta son los siguientes:

  • Incremento de la efectividad de los vendedores: los sistemas de control de ventas repercuten en la efectividad de los vendedores, ya que al poder llevar un mejor seguimiento de los procesos les facilitan el trabajo y les permiten vender mucho más.
  • Crear un estándar de trabajo: con este tipo de herramientas se consigue crear una forma de trabajar estandarizada para todos los agentes comerciales. Todos seguirán las mismas pautas de trabajo que quedarán reflejadas en el sistema de control de ventas, de forma que estará toda la información mucho más ordenada y se incrementará la productividad.
  • Generar reportes: estos sistemas tienen una funcionalidad muy particular que es la posibilidad de generar reportes en los que recoger la información clave de los procesos de venta con el fin de mejorar de cara a futuras visitas o nuevas oportunidades de venta.

 

“Los sistemas de control de ventas repercuten en la efectividad de los vendedores”

 

Es importante, por lo tanto, que las empresas implementen un sistema que les ayude a controlar las diferentes fases por las que se pasa en un proceso de venta, además de poder obtener datos y estadísticas al respecto para poder mejorar de cara al futuro.

control de ventas

 

Aplicaciones de control de ventas: la solución para mejorar las ventas

Las aplicaciones de control de ventas, como inaCátalog, son una excelente solución para que tanto los vendedores como el director comercial de una empresa puedan observar todo lo que está ocurriendo. Como ya hemos visto, en este tipo de herramientas queda recopilada toda la información relativa a las transacciones, por lo que entre otras cosas sirve para:

  • Disponer de una visión global de las ventas de la empresa.
  • Contar con información actualizada y rigurosa.
  • Llevar un seguimiento de los pedidos, pagos e impagos.
  • Controlar el cumplimiento de los objetivos y KPIs.
  • Obtener reportes de venta.
  • Contar con un acceso rápido y permanente a la información.
  • Ayudar a la toma de decisiones para perfeccionar la estrategia de ventas.

Si además esta aplicación también es un CRM móvil, como es el caso de inaCátalog, entonces los beneficios para la empresa serán mucho más numerosos.