Una de las claves para rentabilizar el trabajo comercial es aprovechar de manera adecuada los datos. Esto nos permitirá servirnos de la información disponible para tomar decisiones estratégicas. Para ello una de las mejores herramientas son los informes de ventas, un reporte comercial al final de cada ciclo que servirá para conocer nuestro mercado y nuestras perspectivas a nivel de ventas y control de gastos.
Un informe de ventas es un documento que recoge los movimientos y tendencias comerciales de una empresa en un determinado período de tiempo (mes, trimestre, semestre, año). En su esencia, muestra si las ventas van en aumento o en descenso. Sin embargo, los detalles y la información complementaria que se incluyan en él será primordial para cambiar el rumbo de nuestras acciones y lograr la consecución de los objetivos comerciales.
¿Cuál es la función de un informe de ventas?
En su máxima, el informe sobre ventas tiene un claro objetivo: solucionar los problemas de nuestra empresa. Sin embargo, es importante tener en cuenta que este documento no garantiza que las ventas vayan a aumentar o que vayamos a abrir nuevas líneas de negocio.
Un informe sobre ventas es una herramienta que nos ayuda a hacer más fáciles las labores de contabilidad de nuestra corporación. ¿Dónde estamos fallando? ¿Cuáles son las acciones que nos ayudan a vender más? Visualizar los datos de manera ágil y eficaz nos servirá para obtener ciertos insights estratégicos:
- Entender cuál es el eje principal de tu negocio: qué productos o servicios tienen mayor volumen de ventas.
- Qué beneficios has obtenido.
- Tendencias de ventas: cuáles son los meses con más y menos ingresos. ¿Guardan relación con las campañas de marketing que realizaste?
- Cómo se han desarrollado las ventas en períodos concretos.
- Cómo optimizar tu equipo, tus acciones y operaciones.
- Identificar oportunidades de mercado y las áreas donde se pueden incrementar las ventas.
- Cuál ha sido tu volumen de crecimiento interanual.
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Claves para mejorar tus informes de ventas
El documento no tiene que analizar las ventas simplemente como algo inmutable o fijo, sino que tiene que ir más lejos y tratar de comprender cuáles son los valores del negocio.
Un buen reporte nos dará la capacidad de recopilar datos relevantes, que nos permitan llevar un correcto seguimiento y control de los procesos comerciales.
Pautas y consejos sobre cómo presentar informes de ventas
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Dinamismo y flexibilidad: debe tener en cuenta el destinatario al que se dirige, y para ello debe ser modificable. De este modo, si está dirigido a los niveles medios o bajos de la compañía, lo principal será detallar la actividad y el historial de los clientes. Si va destinado a niveles más altos como la dirección, tratará de poner en perspectiva los datos relacionados con la estrategia general.
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Precisión en la información: un buen informe de ventas ha de poner a disposición de la compañía la mayor cantidad de datos del movimiento comercial sin necesidad de análisis o documentos secundarios. Todo debe quedar claro tras una primera lectura del mismo y la información debe ser útil y práctica.
- Contexto y perspectiva: si nuestro documento se realiza con intención de posicionar algún producto o servicio determinado deberá añadir información clave para contextualizar el mercado en el que nos vamos a desempeñar y obtener una perspectiva de actuación.
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- Combinar métricas. Para aprovechar al máximo los datos que está recopilando, tenemos que aprender también cómo se relacionan las diferentes métricas entre sí. En lugar de mirar cada informe por sí mismo, vea si puede mezclar y combinar diferentes para obtener una visión más profunda.
- Aportar a los datos una perspectiva humana. Los ordenadores y software de CRM son una herramienta muy útil para lograr una mejor comprensión del negocio. Sin embargo, sigue siendo importante reconocer el valor de las percepciones humanas. Tus informes de ventas y métricas te darán los números, pero asegúrate de tener en cuenta los comentarios y la experiencia de tu equipo.
Ventajas de mejorar nuestros informe sobre ventas
Los informes de ventas son mucho más que documentos con estadísticas y métricas. De hecho, si tienes en cuenta estas pautas, podrán ayudarte a trazar el plan estratégico del próximo año y a mejorar la relación con tus clientes.
Además de servir para optimizar el trabajo comercial, existen ciertas ventajas sobre mejorar nuestros reportes comerciales:
- Obtener una panorámica general de nuestro negocio y una perspectiva de futuro. Permite elaborar una representación sobre el estado de la empresa a medio/largo plazo y dirigir una estrategia comercial.
- Controlar el flujo de ventas. Esto es útil a la hora de saber cómo gestionar el dinero.
- Reportar los detalles del propio proceso de venta. Servirá para crear un histórico de ventas y clientes, datos que podremos aprovechar en futuras acciones.
- Determinar el éxito de nuestra empresa. Predecir cuál es el mejor momento para lanzar campañas de marketing y otras acciones.
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Las tecnologías móviles, presente y futuro del reporte comercial
Muchas organizaciones son conscientes de la importancia de manejar de forma eficiente los datos de sus clientes y procesos comerciales, por ello cada vez se están mejorando más los sistemas móviles de reporting comercial; para que la información suministrada al final de cada venta sea lo más detallada y útil desde el minuto uno.
El reporting permite, además de suministrar información a tiempo real, controlar el seguimiento comercial y comenzar a obtener métricas útiles desde la primera operación. Pero ¿cómo es posible hacer informes de ventas en cualquier momento y lugar? La respuesta es clara: gracias a las tecnologías móviles.
Los clientes, las ventas y el futuro de tu empresa dependen en gran medida de los datos que seas capaz de recopilar y de cómo de rápido y bien los gestiones. Por ello, la movilidad se adapta a cualquier situación y nos hace capaces de obtener (y compartir) la información precisa en el momento oportuno.
El reporte de visita comercial será mucho más completo y exacto si lo hacemos in situ, incluso desde la propia casa del cliente. Si el vendedor tiene que esperar a finalizar su jornada para realizar los informes, mucha información clave se perderá en el camino o se confundirá.
La telefonía móvil y los avances tecnológicos permiten que nuestros comerciales estén conectados en todo momento gracias a los dispositivos inteligentes de última generación, como las tabletas.
De hecho, entre las tendencias del software de CRM móvil para el próximo 2018 destaca la preocupación por estar conectados incluso sin internet. Contando con la solución adecuada se puede trabajar en modo offline y unificar los datos en línea con los de fuera de línea de manera automática. Esta es una de las grandes ventajas de la app para comerciales inaCátalog: información siempre disponible sin depender de internet. El resultado de esto en un funcionamiento permanente, ahorro de tiempo y mayor independencia de tu fuerza de ventas.
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